Bijna brand in het Kurhaus

Bij NewsLab kijken we graag vooruit, maar soms is het – in het kader van #throwbackthursday – leuk om terug te blikken. We gaan terug naar een campagne uit 2014. Toen in het monumentale Kurhaus een groot event bijna in het water viel…letterlijk.

Bij NewsLab hebben we een uit de hand gelopen hobby…het produceren van grote events. Nu is de organisatie van een persbijeenkomst of productlancering gesneden koek voor veel PR-bureaus, maar bij ons is het door de jaren heen zo gegroeid dat we regelmatig worden gevraagd voor grotere producties. Zo hebben we leuke events voor Heineken Nederland mogen organiseren in Ahoy, kregen we het vertrouwen van IKEA om naast PR-events ook publieksevents te produceren en huurden we een heel eiland af in Kroatië voor Brooks. En zo kwam het dat op een dag onze reputatie als eventpartij zelfs over de grens bekend werd en wel in het Midden-Oosten…

Chique feest
In deze Throwback neem ik jullie graag mee naar een interessante eventklus die we in opdracht van Ogilvy Qatar voor Muntajat een Chemical & Petrochemical company uit Qatar mochten uitvoeren. Via het internationale netwerk van PR-bureaus van Ogilvy werden we benaderd door een CSD van Ogilvy Qatar. Een belangrijk klant van hen, Muntajat, was van plan hun Europese hoofdkantoor te openen in Den Haag. Ze wilden hulp bij het organiseren van de inauguratie van hun nieuwe kantoor, met aansluitend een feestelijk diner voor belangrijke zakenrelaties mét entertainment in een chique hotel.

Praten met je handen..
We werden uitgenodigd voor een kennismaking in het nieuwe kantoor in het WTC in Den Haag. Vooraf hadden we ons verdiept in de zakelijke omgangsvormen. Het bleek niet zo gebruikelijk te zijn om met je handen te ‘praten’, beter om mensen niet te lang aan te kijken en het was heel onbeleefd om een drankje of iets te eten te weigeren. Tijdens de bureaupresentatie lukte het lastig om de handen in bedwang te houden tijdens het praten… En toen ze aan het einde een kop koffie aanboden, sloegen we deze vriendelijk af. We vertrokken met een niet al te goed gevoel, maar gelukkig belde de klant kort daarna dat ze het wel zagen zitten met ons.

Locatie failliet
Na een selectie van mooie locaties te hebben voorgesteld, viel de keuze op het Kurhaus. Kort na het locatiebezoek en tekenen van de offerte ging het Kurhaus failliet. Paniek, want we zaten kort voor de eventdatum. Gelukkig werd het Kurhaus kort daarna overgenomen door de Amrath Hotelgroep en werd ons verzekerd dat het diner volgens planning door kon gaan. Na wat hobbels te hebben genomen, want door de wisseling van de wacht was het logischer wijs nog zoeken voor de nieuwe hotelier, stond niets een succesvol event meer in de weg…

Murphy’s law
Op de dag van het event leek alles voorspoedig te verlopen. Tot de generale repetitie. We hadden 3 man entertainment voor de avond. De openingsact was door de bekende Zandtovenaar Gert van der Vijver. Hij zou het logo in zand maken en zo de avond openen. Pianist Michiel Borstlap, die al een link had met Qatar door een eerder gecomponeerde opera voor de Emir, zorgde voor de muzikale component. En illusionist Christian Farla zou de avond spectaculair eindigen.

De Zandtovenaar kwam binnen…met zijn hand (hét gereedschap waarmee hij zijn kunst bedrijft) in een groot verband. Vervolgens kwam Michiel Borstlap met de opmerking dat de vleugel van het Kurhaus onbespeelbaar was volgens zijn persoonlijke pianostemmer. Hij was niet van plan om op die vleugel te spelen. En als klap op de vuurpijl kwam Christian Farla die aangaf dat hij door het hotel was aangesproken dat vuur en rook geen optie waren, gezien de hoeveelheid sprinklers aan het plafond. En dat met een act waarin vuur en rook de hoofdrol spelen, een act die ook vooraf met het hotel was besproken. De wens van de klant om een vuurspektakel met illusionist te hebben, dreigde volledig in het water te lopen.

Waar rook is is vuur..
Het lukte de zandtovenaar om zijn kunsten met zijn gehavende hand toch volgens plan uit te voeren. Michiel Borstlap had uiteindelijk compassie met de situatie en besloot toch achter de vleugel plaats te nemen. Bleef over; de discussie over vuur en rook. Christian gaf, terecht, aan dat zijn show niet zou werken zonder de vuur- en rookeffecten. De verantwoordelijke manager van het Kurhaus dacht met ons mee. Hij maakte zich zorgen over de gevoelige afstelling van de sprinklers. Daarnaast was zijn ervaring dat de brandweer snel ter plaatste is, omdat Kurhaus een monumentaal pand is. Maar uiteindelijk mochten we de show toch volgens plan doen. Hij zou kijken naar de sprinkler afstelling. Het zou maar een kwartiertje duren en de rook zou vast niet zo hoog komen dat de sensoren geactiveerd zouden worden.

Monument in gevaar, code rood!
Dus met het risico op een verregend diner, stuurden we Christiaan en zijn assistentes het podium op. The show must go on! Alles leek goed te gaan totdat de porto klonk. De sensoren hadden hun werk gedaan en het signaal van groot gevaar was richting de brandweerkazerne gestuurd. De eerste brandweermannen waren al gesignaleerd in het pand. De gasten genoten ondertussen, nietsvermoedend van de brandweerinvasie pal boven hen, van de show. De verantwoordelijke manager heeft wat tijd kunnen kopen en het kunnen uitleggen aan de commandant van dienst en met een kleine versnelling heeft Christiaan zijn show af kunnen maken voordat er door de brandweer werd ingegrepen. En vooral voordat het letterlijk zou gaan regenen in de zaal.

We sloten de avond af met een tevreden klant, een opgeluchte hotelmanager en een goed verhaal voor in de boeken. Maar wat had het ook anders kunnen aflopen…

Events zijn niet zelden stressvol, al is dit wel een extreem voorbeeld, maar als het allemaal goed afloopt dan geeft het zoveel voldoening en is het heel erg leuk om naast ons reguliere PR-vak ook af en toe in de eventrol te stappen.